为方便新生及家长办理各项入校手续，提升迎新工作效率，同时按照疫情防控要求，减少人员接触，根据学校工作部署，我校在今年的迎新工作中启用了新版的智慧迎新系统。该系统在手机端和电脑端均可访问，为广大新生和各迎新单位高效便捷完成迎新手续提供了技术支持。
线上办理，提前办完大部分事项
智慧迎新系统将个人信息填报、缴费查询、宿舍查询、门禁照片采集、绿色通道审批等环节都放在云端，新生通过手机或电脑联网即可完成各种基础信息的查询、重要手续的办理。尽管系统上线时间较晚，但绝大部分学生都在报到前完成了线上各环节事项的办理。这就为后续有关工作节省了时间，提高了精准度。例如通过个人信息填报，改进了过去学生手工填写登记表，将采集的信息直接电子化进入数据库，便于后期使用。再如通过抵站信息登记，让学校提前了解乘坐不同交通工具到达的人员数量，以及各车站到达人员的时间频次，以便合理调度车辆接站。
扫码报到，一次性走完全部流程
现场办理方面，也通过相关部门的精简合并，办理手续的数量大幅压缩。新生到校后直接在宿舍区扫码报到，上交资料、领取钥匙即可入住，因前期已在线上完成了信息填报，一些手续现场只需进行签字确认，无需再拖着行李到学院注册，到各个单位办理。没有特殊情况的新生10分钟内即可完成报到流程。新生实时报到的统计数据自动生成数据分析大屏，用图形化的界面展示各省、各学院、各专业报到情况，使负责老师和管理部门一目了然。
数据同步，校内各系统共享互通
新生报到完成后，学校将对所有数据进行整理，确保准确性和规范性，并根据校内各系统对数据的需求，通过数据交换和同步传输，为服务门户、教学平台、图书系统等各系统进行业务处理提供基础数据。同时，每个学生将拥有一个统一身份认证账号，通行于校内各应用系统和各资源平台，包括办理网上服务大厅各项业务、登录教学平台学习网上课程、查找阅读海量的图书资料、登录免费注册的学校邮箱、学校上网认证等。门禁照片采集完成后，也将同步应用于校内各类门禁闸机通道，实现一次采集共享使用。
尽管仍存在可以改进和优化的环节，但该系统有力支撑了今年疫情防控常态化形势下的迎新全流程工作，是对传统的大规模线下工作转移至线上的一次有效探索和尝试。展望未来，学校将应用更多的信息化手段服务于各项工作，让师生少跑腿，让数据多跑路。
