为加强文档资料存储传输的安全性，防止因误操作、误分享、以及电脑缓存文件导致含有个人隐私、重要数据的资料泄露，根据有关要求，重要文档资料要尽量减少使用QQ、微信、百度网盘等公共社交平台传输。根据我校已建技术平台和应用部署情况，各单位、教职工个人可选用如下几种传输和共享方案。
一、利用OA电子校务系统传送资料
电子校务OA是我校的工作流程管理系统，可用于开发各类管理服务流程。发起人根据权限发起流程，可查看办理进度。需办理人员会收到短信和网上提示。
1.使用“信息直送”流程发送
支持一对一、一对多发送文字、通知、附件等信息，发送人能看到已办、未办人员。接收人需要点击办理以完成流程。
2.使用“信息传阅”流程发送
发起人给自己发送一个文件，办理后选择需查看人员进行传阅，支持一对一、一对多传阅，发送人能看到已阅、未阅人员。与直送流程相比，要求强度低，用于非必须办理的资料传送。
3.使用“信息采集”流程发送
用于发布文档模板，用户下载后进行填写，完成后上传。支持一对一、一对多，，发送人能看到已上传、未上传人员。
4.定制开发专用流程
对于需要定期使用、登记多类信息、使用角色较多、需要领导审核的工作流程，可定制开发专用流程。
二、利用工大云盘传送、分享资料
工大云盘是我校购买建设的、本地化部署的、数据加密存储的私有云盘，可用于存储、分享各类软件、音视频、图文资料，能够进行精细的权限控制。每位教职工分配有30G个人存储空间，学院、部门等每个单位为100G，有特殊需要也可申请扩容。
1.使用共享文件夹收集数据
（1）用户自行设置一个共享文件夹，自行设置成员、权限，成员根据权限使用。
（2）由系统管理员根据用户需要，设置部门或小组共享文件夹，设定成员、权限，成员可根据权限使用，可查看、下载、上传文件或文件夹。
2.使用云盘分享文件
用户将文件、文件夹上传云盘后，设置共享或HTTP共享，可通过成员、密码、权限、打开次数、有效时间等控制分享程度。HTTP共享可通过链接、二维码、微信、qq等分享，但原始文件不会存储在用户的微信、qq中。
三、利用电子邮箱发送资料
电子邮箱是传统的文件信息传送工具，具有隐私性高、范围可控的特点，我校邮箱使用腾讯企业邮搭建，容量无限，与我校统一认证、微信、qq账号连通，支持多端使用。
1.通过邮件群组发送
通过建立用户邮件群组，可向群组批量发送邮件，可查看发送、收到情况，可设置自动回复。
2.通过主题词分组归类邮件
在邮件系统设置当主题包含某关键词时，将邮件转入指定收件箱。如在收件箱中设置一个“报名”文件夹，当用户发送标题带有“报名”的邮件时，会自动归类转到指定文件夹中。
3.通过失效期限自动删除附件
邮件附件可使用带有失效期限的云附件，过期会自动删除，防止资料永久存储在用户邮箱。
